Expert-Comptable Pharmacie & Officine : Cabinet Hayot Expertise

La mission d'expert-comptable pour une pharmacie couvre la tenue de la comptabilité de l'officine, la ventilation des ventes par taux de TVA et les déclarations, le rapprochement du tiers payant, la révision, les comptes annuels et la liasse fiscale. Selon les besoins du pharmacien titulaire, elle s'étend à la paie sous la convention de la pharmacie d'officine, au choix entre nom propre, SELARL, SELAS et SPFPL, et à l'achat ou à la cession de l'officine. Le cabinet est installé à Paris 8e, et la mission peut aussi se conduire à distance.

Ce périmètre part de ce qui distingue la comptabilité d'une officine de celle d'un cabinet médical. Les bénéfices tirés de l'exploitation d'une officine sont imposables dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), pas des BNC : les ventes se rattachent à l'exercice au cours duquel elles ont lieu, et le stock est évalué à chaque clôture. Les ventes se répartissent entre plusieurs taux de TVA, une partie du chiffre d'affaires est réglée par l'Assurance maladie et les complémentaires, et le stock immobilise de la trésorerie.

Le fonctionnement de ces écritures (plan de comptes, lecture du bilan, formation de la marge) est détaillé dans notre guide de la comptabilité d'officine. Cette page présente la mission : périmètre, démarrage, suivi en cours d'année et honoraires.

Tenue comptable et TVA à plusieurs taux

La comptabilité est tenue à partir des exports du logiciel de gestion d'officine (LGO), des relevés bancaires, des factures des laboratoires et des grossistes-répartiteurs, et des relevés de règlement du tiers payant. Le travail courant porte sur trois points :

• la répartition des ventes par taux : 2,1 % pour les médicaments remboursables, 10 % pour les médicaments non remboursables, 5,5 % pour des produits limitativement énumérés (notamment certains appareillages pour personnes handicapées inscrits à la liste des produits et prestations remboursables, certains matériels pour diabétiques et les protections hygiéniques féminines), 20 % pour les produits soumis au taux normal, comme les cosmétiques. Les honoraires de dispensation attachés à un médicament remboursable suivent en principe le taux de 2,1 % ;
• le rapprochement du tiers payant : ce qui a été facturé à l'Assurance maladie et aux complémentaires, ce qui a été réglé, et les rejets à reprendre ;
• la préparation et le dépôt des déclarations de TVA, selon la périodicité applicable à l'officine.

Notre lecture. Sur une officine, le premier contrôle porte sur la concordance entre les ventes par taux sorties du LGO, ce qui est comptabilisé et ce qui est déclaré, à l'ouverture comme à la reprise d'un dossier. Tant que ces trois chiffres ne disent pas la même chose, la marge affichée et la TVA déclarée restent fragiles.

Révision, comptes annuels et liasse fiscale

À la clôture, la mission comprend la révision des comptes, le contrôle de l'inventaire du stock et de sa valorisation, le suivi des immobilisations (fonds de commerce, agencements, matériel) et, le cas échéant, de l'emprunt d'acquisition, puis l'établissement des comptes annuels et de la liasse fiscale. En nom propre, le résultat est déclaré dans la catégorie des BIC. Si l'officine est exploitée par une société soumise à l'impôt sur les sociétés, la liasse est celle de l'impôt sur les sociétés et la rémunération du titulaire se traite à part.

Paie de l'officine (IDCC 1996)

Les préparateurs, les pharmaciens adjoints et les apprentis relèvent de la convention collective nationale de la pharmacie d'officine du 3 décembre 1997 (IDCC 1996). La mission paie comprend les bulletins établis selon cette convention, les déclarations sociales nominatives (DSN), les entrées et les sorties de salariés. Elle se chiffre à part, selon l'effectif. Le contenu de la prestation est présenté sur la page paie et social.

Nom propre, SELARL, SELAS ou SPFPL

Le cadre vient du Code de la santé publique. Le pharmacien, ou la société, doit être propriétaire de l'officine dont il est titulaire, et ne peut être propriétaire ou copropriétaire que d'une seule officine. Les sociétés d'exercice libéral de pharmaciens d'officine (SELARL, SELAS) sont régies par l'ordonnance n° 2023-77 du 8 février 2023 et par les articles R. 5125-14 et suivants de ce code : plus de la moitié de leur capital et des droits de vote est détenue par des pharmaciens titulaires de l'officine exploitée. Une société de participations financières de profession libérale (SPFPL) de pharmaciens d'officine peut toutefois détenir cette majorité, si sa propre majorité est détenue par des titulaires de l'officine.

Dans ce cadre, la mission compare, chiffres à l'appui, l'exploitation en nom propre et en société : imposition du résultat, statut social et rémunération du titulaire, coût de la transformation, financement d'un achat de titres. Si la société est retenue, le cabinet prépare sa constitution et, le cas échéant, celle de la SPFPL. L'arbitrage entre rémunération et dividendes fait l'objet d'une mission dédiée : salaire et dividendes du dirigeant.

Achat, association et cession d'officine

Ces missions ponctuelles se chiffrent à part, sur devis :

• à l'achat : lecture des derniers comptes du cédant, de la marge par famille de produits et du stock, prévisionnel de trésorerie qui intègre le remboursement de l'emprunt, choix entre achat du fonds et achat des titres, puis constitution de la société d'exploitation. Voir l'audit d'acquisition et la création de société ;
• à l'entrée d'un associé : valeur des parts, répartition du capital dans le respect des règles de détention propres aux sociétés de pharmaciens, effet sur la rémunération de chacun ;
• à la cession : évaluation de l'officine, choix entre cession du fonds et cession des titres, comptes de l'année de cession.

Les actes de cession se rédigent avec votre avocat ou votre notaire. Les étapes d'une installation, du projet à la signature, sont détaillées dans le guide de l'installation en officine.

Le premier pas dépend de votre situation :

Tout commence par une lettre de mission. Le décret n° 2012-432 du 30 mars 2012, qui encadre l'exercice de l'expertise comptable, impose un contrat écrit qui définit la mission et précise les droits et obligations de chaque partie. La lettre de mission fixe le périmètre (tenue, paie, missions ponctuelles), les honoraires et ce que chacun fournit.

Changer de cabinet en cours d'exercice est possible. La reprise se déroule ainsi :

1. Vous décrivez votre situation et transmettez les premières pièces.
2. Avant d'accepter la mission, le cabinet informe votre expert-comptable actuel, comme l'exige l'article 163 du décret. Le même article demande au nouveau cabinet de s'efforcer d'obtenir, avant de commencer la mission, la justification du paiement des honoraires dus au précédent cabinet.
3. La lettre de mission est signée.
4. Votre ancien cabinet favorise, avec votre accord, la transmission du dossier. Sont repris notamment la dernière liasse fiscale, les derniers comptes annuels, le fichier des écritures comptables (FEC) ou le grand livre de l'exercice en cours, l'échéancier de l'emprunt, l'état des immobilisations et le dossier de paie.
5. La comptabilité reprend à partir de la dernière période validée.

Les points contrôlés à la reprise d'un dossier

• la concordance des ventes par taux entre le LGO, la comptabilité et les déclarations de TVA déposées ;
• les créances de tiers payant anciennes ou non soldées ;
• la valorisation du dernier inventaire et le traitement des produits périmés ;
• le tableau d'amortissement de l'emprunt et l'état des immobilisations ;
• l'application de la convention collective sur les bulletins (coefficients, ancienneté).

La démarche générale est aussi décrite sur la page changer d'expert-comptable.

Une fois les pièces transmises et la comptabilité à jour, le suivi porte sur les chiffres qui servent à piloter l'officine :

• le chiffre d'affaires par taux de TVA, rapproché du LGO ;
• la marge par famille de produits : remboursable, non remboursable, parapharmacie ;
• le tiers payant non encore réglé et les rejets à reprendre ;
• la trésorerie et les échéances à venir (TVA, emprunt, cotisations) ;
• le niveau du stock entre deux inventaires, lorsque le LGO le fournit.

Le contenu et le rythme de ce suivi sont précisés dans la lettre de mission. Les rendez-vous de l'année servent aux décisions : clôture, rémunération, investissement, entrée d'un associé.

Pour une officine, les honoraires de la mission comptable s'entendent à partir de 450 € HT par mois. Ce montant couvre la tenue comptable, la ventilation de la TVA multi-taux et les déclarations de TVA, le rapprochement du tiers payant, la révision, le bilan et la liasse fiscale.

Se chiffrent à part : la paie des salariés de l'officine et les missions ponctuelles (audit d'acquisition, évaluation, constitution ou transformation de la société, cession).

Le montant retenu dépend de ce que montre l'examen de vos documents :

Le devis est établi après examen de vos pièces, sur vos volumes réels. La grille générale du cabinet figure sur la page tarifs.

• la dernière liasse fiscale et les derniers comptes annuels ou, pour un achat, ceux du cédant ;
• un export du LGO qui présente les ventes par taux de TVA sur une période récente ;
• les relevés bancaires des derniers mois ;
• le nombre de salariés et les derniers bulletins de paie ;
• la forme d'exploitation (nom propre, SELARL, SELAS, SPFPL) et, le cas échéant, les statuts ;
• pour un projet d'achat : le dossier de présentation de l'officine et le plan de financement envisagé.

Si certaines pièces manquent, une description écrite de la situation permet déjà de préparer les questions utiles.

Le cabinet Hayot Expertise est installé 58 rue de Monceau, à Paris 8e, avec une antenne à Noisy-le-Sec. La mission est placée sous la responsabilité de Samuel Hayot, expert-comptable inscrit au tableau de l'Ordre des experts-comptables Paris Île-de-France et commissaire aux comptes inscrit sur la liste établie par la Haute autorité de l'audit.

Les dossiers sont dématérialisés : les exports du LGO, les relevés et les factures se transmettent en ligne, et les échanges courants se font par écrit. Une officine située ailleurs en France peut être suivie de la même manière. Les rendez-vous d'arbitrage, utiles avant un achat ou une cession, se tiennent au cabinet ou à distance. À Paris, avant un achat, le bail commercial (loyer, durée restant à courir, conditions de renouvellement) fait partie des premiers documents lus, parce qu'il pèse sur les charges fixes et sur la valeur de l'officine. Voir aussi notre cabinet d'expertise comptable à Paris 8e.

Pour une première installation, une reprise de dossier, un passage en société ou une cession, écrivez au cabinet depuis la page contact en décrivant votre situation et, si possible, en joignant les pièces listées plus haut. Le cabinet revient vers vous avec le périmètre proposé ou les questions à éclaircir avant le devis.

Cette page décrit la mission. Les règles fiscales et juridiques citées s'appliquent selon votre situation, examinée sur pièces et au regard des textes en vigueur.