Registre unique du personnel : mentions obligatoires et sanctions 2026

Réponse rapide. Le registre unique du personnel (RUP) est un document obligatoire contenant l'identité, la nationalité, la date de naissance, le sexe, l'emploi, la qualification et les dates d'entrée-sortie de chaque salarié. Les mentions obligatoires varient selon le type de contrat (CDD, apprenti, intérim, temps partiel, travailleur étranger). Absence ou omission : amende de 4e classe contravention par salarié concerné.

Le registre unique du personnel s'impose à tous les employeurs, du micro-entrepreneur à la grande entreprise. Régi par les articles L1221-13 à L1221-15-1 et D1221-23 à R1221-26 du Code du travail, c'est un élément fondamental du contrôle du travail. L'inspection du travail en fait systématiquement une vérification prioritaire, d'où l'importance de bien en maîtriser les exigences : une simple omission de mention peut entraîner une sanction.

Le registre unique du personnel (RUP) est un document qui compile, pour chaque salarié, l'ensemble des informations administratives obligatoires. Contrairement à un simple fichier paie ou à une base de données informatique ordinaire, le RUP a un statut légal spécifique : c'est LA pièce de justification que l'employeur doit pouvoir produire en cas de contrôle URSSAF, inspection du travail ou demande administrative.

Fonction clé : prouver à l'administration qu'un salarié était réellement employé à une date donnée, dans quel cadre (CDI, CDD, temps partiel, apprentissage, etc.), sous quelles conditions (travailleur étranger autorisé, intérimaire, etc.).

Le RUP doit être mis à jour au moment de l'embauche (registre de l'ordre d'arrivée chronologique) et des modifications ultérieures (changement de qualification, renouvellement de CDD, départ, etc.). Il reste indélébile : une fois inscrit, un nom ne s'efface pas ; les corrections se marquent de façon lisible (rature visible ou ajout daté dans une marge, jamais effacement ou correcteur blanc).

Chaque salarié occupant un emploi dans l'établissement doit être inscrit au RUP avec les mentions suivantes (article D1221-23 du Code du travail) :

Bloc d'identification personnelle#

1. Nom et prénoms — inscrits dans l'ordre d'embauche, de façon indélébile au moment du recrutement.
2. Nationalité — pays d'origine (exemple : française, italienne, nigériane, etc.). Pour un salarié multi-national, noter la nationalité dominante ou la première obtenue.
3. Date de naissance — jour, mois, année complets.
4. Sexe — M ou F (ou, depuis la reconnaissance légale du changement d'identité, la mention conforme au document d'état civil actuel).

Bloc emploi et qualification#

1. Emploi — libellé du poste (exemple : « assistant commercial », « responsable QA », « maçon en bâtiment »). Doit correspondre au contrat de travail ou à la convention collective.
2. Qualification — niveau de formation ou degré de spécialité (exemple : « niveau Bac », « ouvrier spécialisé », « ingénieur »). Utilisé pour les classifications au sein de la branche professionnelle.

Bloc dates et transitions#

1. Date d'entrée — date d'embauche effective (pas la date de signature du contrat si elle diffère).
2. Date de sortie — date du dernier jour travaillé ou date contractuelle de fin (CDI avec démission, CDD qui arrive à terme, etc.). À remplir uniquement au moment du départ.

Au-delà des mentions générales ci-dessus, le Code du travail impose des précisions supplémentaires selon la nature du lien de travail.

Contrat à durée déterminée (CDD)#

• Mention obligatoire : « Contrat à durée déterminée » + date prévue de fin.
• Raison du CDD : motif légal (remplacement, surcroît de travail, contrat de projet, etc.), à titre informatif ou de preuve en cas de contestation ultérieure.
• Renouvellements : si le CDD est renouvelé, chaque renouvellement doit être noté avec sa nouvelle date de fin (un CDD renouvelé plusieurs fois peut capoter si le renouvellement n'est pas documenté au RUP).

Apprenti#

• Mention obligatoire : « Apprenti » + dates de formation (début et fin du cycle d'apprentissage).
• Diplôme visé : CAP, BP, BTS, licence, etc.
• Maître d'apprentissage : nom, si ce dernier est distinct de l'employeur.
• Inscription ordre d'arrivée : les apprentis et stagiaires figurent dans une section spécifique du RUP, séparé des salariés CDI/CDD ordinaires, classé par ordre chronologique d'arrivée.

Salarié en contrat de professionnalisation#

• Mention obligatoire : « Contrat de professionnalisation » + dates de la formation.
• Durée totale et répartition : travail vs cours.
• Qualification visée.

Salarié à temps partiel#

• Mention obligatoire : « Temps partiel » + nombre d'heures par semaine (ou par mois) selon le contrat.
• Horaire-type : si l'horaire varie, noter la répartition ou les jours/heures habituels.
• Modalités de variation : si le contrat autorise des variations, le RUP doit le signaler (exemple : « temps partiel avec variation possible »).

Salarié temporaire (intérim)#

• Mention obligatoire : « Salarié temporaire » ou « travailleur temporaire ».
• Nom et adresse de l'entreprise de travail temporaire — l'agence d'intérim qui l'emploie légalement.
• Dates de mise à disposition — période durant laquelle le travailleur est affecté à l'établissement de l'utilisateur.
• Motif de la mise à disposition (remplacement, surcroît, projet, etc.).

Salarié mis à disposition par une entreprise externe (autre que intérim)#

• Mention obligatoire : « Mis à disposition par [Nom entreprise] ».
• Nature du lien : prêt de salarié, mise à disposition inter-groupe, portage salarial, etc.

Travailleur étranger#

• Mention obligatoire : le type d'autorisation de travail (visa, titre de séjour, autorisation de travail, numéro du titre).
• Date d'entrée en vigueur de l'autorisation et éventuellement sa date d'expiration.
• Nationalité (déjà mentionnée dans le bloc d'identification).
• Restriction éventuelle (exemple : « Travailleur tunisien, carte de séjour visiteur, no droit au travail » — dans ce cas, l'emploi est illégal et ne doit jamais figurer au RUP d'une entreprise respectueuse).

Papier ou dématérialisé ?#

L'article R1221-26 et la jurisprudence acceptent deux formats :

Règle clé : quel que soit le format, le contenu reste indélébile. Si vous utilisez un fichier Excel, vous ne devez jamais revenir corriger une cellule antérieure ; vous devez ajouter une ligne de correction datée ou un commentaire traçable. Si vous utilisez un logiciel paie (Silae, PayFit, Lucca), le logiciel gère automatiquement l'historique et refuse les modifications rétroactives — c'est la solution la plus sûre.

Accès et confidentialité#

Le RUP doit être mis à disposition de :

• L'inspection du travail, en cas de contrôle.
• Les délégués du personnel / représentants du CSE (Comité Social et Économique), sur demande dans le cadre de leurs attributions.
• Les agents de l'URSSAF, en cas de vérification de comptes ou redressement.

Les données contenues (date de naissance, nationalité, sexe) relèvent du RGPD et doivent être protégées : accès limité en interne, pas d'affichage public, bien sûr. La conformité RGPD n'exempte pas de tenir le RUP, mais en complique l'administration.

1. À l'embauche#

• Jour 1 : inscrivez le nom, prénom, nationalité, date de naissance, sexe.
• Jour 2 : complétez avec l'emploi, la qualification, la date d'entrée exacte.
• Même jour ou jour 1 selon contrat : si CDD, apprenti, temps partiel, intérim ou travailleur étranger, renseignez la mention spécifique.
• Vérification : relisez ; tout doit correspondre à la pièce d'identité et au contrat de travail.

2. En cours de contrat#

• Changement de poste : mettez à jour l'emploi et la qualification ; ajoutez une note datée expliquant le changement (exemple : « 2026-02-15 : passage d'assistant à responsable »).
• Renouvellement de CDD : ajoutez la nouvelle date de fin ; ne supprimez pas l'ancienne (historique indélébile).
• Passage temps partiel → CDI complet : mettez à jour en ajoutant la date et la note (exemple : « 2026-03-01 : passage en CDI temps complet »).
• Autorisation de travail renouvelée : mettez à jour la date d'expiration du titre ; conservez la date de la précédente autorisation en historique.

3. À la fin du contrat (départ)#

• Inscrivez la date de sortie : dernier jour du salarié dans l'établissement.
• Mention du motif (optionnel mais recommandé) : démission, fin CDD, rupture conventionnelle, licenciement, retraite, etc. (aide à l'audit ultérieur, pas imposé par le Code du travail mais considéré comme bonne pratique).
• Ne supprimez jamais l'entrée : le registre doit conserver la trace pendant 5 ans après le départ.

Les stagiaires et volontaires civiques ne sont pas des salariés, donc ne figurent pas au RUP ordinaire. Le Code du travail prévoit pour eux une section spécifique, enregistrée par ordre chronologique d'arrivée, avec :

• Nom, prénom, date de naissance.
• Période de stage (date début — date fin).
• Formation suivie ou domaine du stage.
• Maître de stage ou responsable de formation.

Cette section n'est pas soumise aux mêmes règles que le reste du RUP (pas de qualification, pas de type de contrat), mais elle doit exister si vous accueillez des stagiaires.

L'article R1221-26 impose une conservation de 5 ans à partir de la date où le salarié a quitté l'établissement. Après 5 ans, les entrées du registre peuvent être supprimées (archivées).

Tableau récapitulatif#

Pratique sûre : archivez les registres annuels (papier ou PDF daté) dans un dossier dédié « Archives RUP ». Un classement par année de départ aide à la gestion et à la conformité.

Salarié avec changement légal d'identité ou de genre#

Mettez à jour le nom et le prénom selon l'état civil récent. L'ajout d'une note datée (exemple : « 2026-01-15 : changement d'identité légal » ou un commentaire discret) peut éviter une confusion en contrôle, sans divulguer de détail intime.

Salarié détaché ou expatrié#

Si un salarié français travaille pour votre compte en Allemagne ou qu'un ressortissant roumain travaille pour vous en France (détachement UE), il reste inscrit au RUP français avec sa nationalité et son type d'autorisation. Notation optionnelle : « détaché à [lieu], [période] ».

RUPCO (rupture conventionnelle)#

À la date de la rupture conventionnelle signée, inscrivez la date de sortie (fin du délai de préavis ou date effective d'arrêt si plus courte). Le motif « rupture conventionnelle » est une bonne pratique, bien que non obligatoire.

Licenciement, démission, fin de contrat#

Chacun de ces motifs peut être noté dans le RUP (colonne dédiée ou note marginale), mais seule la date de sortie est obligatoire. L'absence de mention du motif n'engage pas la responsabilité de l'employeur.

Confusion RUP ↔ Registre des traitements RGPD#

Le registre unique du personnel n'est pas le registre des traitements de données (RGPD). Vous avez besoin des deux :

• RUP : liste obligatoire des salariés et leurs caractéristiques administratives (Code du travail).
• Registre RGPD : documentation des traitements de données (emails, CV, dossiers de paie, vidéosurveillance, etc.) — voir le registre des traitements RGPD pour TPE/PME.

Pénalités CNIL ≠ Pénalités RUP#

Si le RUP contient des données (ce qui est inévitable : dates de naissance, sexe, nationalité), il doit respecter le RGPD : accès limité, durée de conservation justifiée, sécurité. Une violation RGPD sur le RUP peut entraîner une amende CNIL distincte. La violation du Code du travail (RUP absent ou incomplet) entraîne, elle, une contravention de 4e classe. Les deux risques existent, avec des régimes de sanction indépendants.

Traçabilité en cas d'audit distant#

Si votre expert-comptable doit vérifier le RUP en télétravail (accès à un dossier partagé ou extraction PDF), assurez-vous que les modifications ne sont pas rétroactives. Une feuille Excel avec historique des versions ou une sauvegarde datée sont essentielles. Un logiciel paie (Silae, PayFit) conserve automatiquement cet historique — recommandé.

Récemment, une PME de 35 salariés a été contrôlée par l'inspection du travail suite à une dénonciation interne sur les conditions de temps partiel. À la demande du contrôleur, l'employeur a produit un fichier Excel du RUP... modifié rétroactivement pour justifier les heures déclarées. Bien que la modification soit techniquement invisible (pas de trace), une interrogation croisée avec un ancien salarié a révélé l'inexactitude : le registre ne correspondait pas aux bulletins de paie conservés. Résultat : sanction pour registre non conforme (article R1227-7, contravention de 4e classe applicable par salarié concerné), sans compter la fragilisation du dossier de l'employeur en cas de contentieux.

Leçon : la valeur probante du RUP repose sur son intégrité. Un registre incomplet, c'est une infraction ; un registre complète mais truqué, c'est pire. Utilisez un outil qui traçabilise automatiquement les modifications (logiciel paie, nuage versionnné) plutôt qu'un Excel libre.

Conseil Hayot Expertise. Mettez en place le RUP dès les premières embauches, même en micro-entreprise. Ne le considérez pas comme une formalité administrative secondaire : c'est votre première ligne de défense en cas de contrôle. Vérifiez-le trimestriellement (ou après chaque embauche/départ) pour détecter les omissions avant une inspection. Si vous utilisez un logiciel paie, celui-ci gère le RUP automatiquement — vérifiez simplement qu'il est bien configuré (nationalités, types contrat, options temps partiel). Pour un registre papier, exigez un cahier relié de qualité, jamais de feuilles volantes. Et surtout, conservez religieusement les archives pendant 5 ans après le départ de chaque salarié. Un peu de rigueur administrative aujourd'hui vous épargne des redressements demain.