Embauche, Contrat de Travail et DSN 2026 : Obligations de l'Employeur
Guide complet des obligations de l'employeur lors d'une embauche en 2026 : DPAE, types de contrats (CDI, CDD, alternance), mentions obligatoires, DSN et registre du personnel.
Note de l'expert : Cet article a été rédigé par notre cabinet d'expertise comptable. Les informations sont à jour en 2026. Pour une étude personnalisée de votre situation, contactez-nous.
Recruter un premier salarié ou embaucher un nouveau collaborateur engage l'employeur dans un ensemble de formalités obligatoires qu'il est indispensable de respecter. Omissions, retards ou erreurs dans ces démarches peuvent entraîner des sanctions administratives, des redressements URSSAF et des contentieux prud'homaux.
En 2026, les règles fondamentales restent stables, mais les outils se sont digitalisés : la Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) se fait en ligne, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) unifie toutes les déclarations sociales, et les conventions collectives s'appliquent automatiquement selon le secteur d'activité.
Ce guide complet vous détaille toutes les obligations de l'employeur, de la signature du contrat à la première déclaration mensuelle DSN.
Avant l'Embauche : La DPAE#
Qu'est-ce que la DPAE ?#
La Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) est une obligation légale pour tout employeur qui embauche un salarié. Elle doit être transmise à l'URSSAF au plus tard le jour ouvrable précédant la prise de poste du salarié.
La DPAE déclenche automatiquement :
- L'immatriculation du salarié à la Sécurité Sociale (si ce n'est pas déjà fait) ;
- L'affiliation à l'assurance chômage ;
- L'ouverture du dossier employeur auprès de l'URSSAF ;
- La programmation de la visite médicale d'embauche.
Comment effectuer la DPAE ?#
La DPAE se fait exclusivement en ligne :
- Via le portail net-entreprises.fr (option recommandée pour les entreprises) ;
- Via le portail urssaf.fr (espace employeur) ;
- Via le logiciel de paie de l'expert-comptable par EDI.
Un accusé de réception numéroté est délivré immédiatement. Il doit être conservé.
Attention : Défaut de DPAE = travail dissimulé. Les sanctions peuvent aller jusqu'à 45 000 euros d'amende et 3 ans d'emprisonnement pour les personnes physiques, plus le remboursement des exonérations de charges indûment perçues.
Les Types de Contrats de Travail en 2026#
Le Contrat à Durée Indéterminée (CDI)#
Le CDI est la forme normale et générale du contrat de travail. Il n'a pas de terme prévu et ne peut être rompu que par la démission, le licenciement ou la rupture conventionnelle.
Un CDI peut être conclu verbalement pour les temps pleins, mais il est fortement recommandé de le rédiger par écrit (obligatoire pour les temps partiels et les CDD).
Le Contrat à Durée Déterminée (CDD)#
Le CDD ne peut être conclu que dans des cas limitativement prévus par le Code du Travail (L. 1242-2) :
- Remplacement d'un salarié absent ;
- Accroissement temporaire d'activité ;
- Emplois saisonniers ;
- Contrats d'usage dans certains secteurs.
Durée maximale : 18 mois en principe (renouvellements inclus), avec quelques exceptions jusqu'à 24 mois.
Le CDD doit obligatoirement être écrit et remis dans les 2 jours ouvrables suivant l'embauche.
Risque : Un CDD non signé, requalifié ou dépassé en durée est automatiquement requalifié en CDI par les prud'hommes, avec toutes les conséquences financières.
Le Contrat d'Apprentissage et de Professionnalisation#
Les contrats en alternance permettent de former un jeune en combinant formation théorique et pratique professionnelle :
| Type | Bénéficiaires | Durée | Rémunération |
|---|---|---|---|
| Apprentissage | 16-29 ans (ou sans limite en situation de handicap) | 1 à 3 ans | % du SMIC selon âge et année |
| Professionnalisation | Demandeurs d'emploi, jeunes de 16-25 ans, seniors +45 ans | 6 à 12 mois (24 mois max) | % du SMIC ou de la convention collective |
Les contrats d'alternance ouvrent droit à des aides spécifiques de l'État et à des exonérations de charges sociales importantes.
Les Mentions Obligatoires du Contrat de Travail#
Bien qu'aucun formalisme précis ne soit imposé par la loi pour le CDI temps plein, certaines mentions sont indispensables pour protéger employeur et salarié :
Mentions obligatoires recommandées :
- Identité des parties (employeur et salarié) ;
- Date d'embauche et lieu de travail ;
- Nature et intitulé du poste ;
- Convention collective applicable ;
- Classification professionnelle (coefficient ou niveau) ;
- Rémunération (salaire brut mensuel + primes éventuelles) ;
- Durée du travail (temps plein ou partiel) ;
- Période d'essai et ses conditions de renouvellement ;
- Clause de confidentialité si applicable.
Pour les CDD, mentions obligatoires supplémentaires :
- Motif précis du recours au CDD ;
- Terme précis ou durée minimale ;
- Poste auquel le salarié remplace (si remplacement).
La Convention Collective : Comment la Déterminer ?#
L'application automatique selon le code APE#
La convention collective applicable à votre entreprise est déterminée par votre code APE (code d'activité principale exercée, attribué par l'INSEE lors de la création). Elle s'impose automatiquement, même si vous ne l'avez pas choisie délibérément.
Elle définit des règles spécifiques (salaires minima, primes, durée du préavis, avantages en nature...) qui complètent le Code du Travail et ne peuvent pas être moins favorables au salarié.
Pour identifier votre convention collective : recherchez sur legifrance.gouv.fr ou consultez votre expert-comptable.
La Déclaration Sociale Nominative (DSN)#
Qu'est-ce que la DSN ?#
La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est la déclaration mensuelle unique par laquelle l'employeur transmet à l'ensemble des organismes de protection sociale (URSSAF, caisses de retraite, prévoyance, mutuelle, Pôle Emploi) toutes les données relatives à ses salariés.
Elle a remplacé depuis 2017 la quasi-totalité des déclarations sociales périodiques.
Calendrier DSN 2026#
| Taille de l'entreprise | Date limite de dépôt |
|---|---|
| Effectif >= 50 salariés | 5 du mois suivant |
| Effectif < 50 salariés | 15 du mois suivant |
Le paiement des cotisations URSSAF est effectué en même temps que le dépôt de la DSN.
Contenu de la DSN#
La DSN mensuelle contient :
- Les données d'identité de chaque salarié ;
- Les éléments de rémunération (salaire brut, net, cotisations) ;
- Les événements individuels (embauche, fin de contrat, arrêt maladie, maternité...) ;
- Le lieu de travail et le code d'établissement.
Autres Obligations à l'Embauche#
Le registre unique du personnel#
Tout employeur doit tenir un registre unique du personnel sur lequel sont inscrits, dans l'ordre chronologique, tous les salariés et les stagiaires. Il doit mentionner :
- Identité de chaque salarié ;
- Date d'entrée et de sortie ;
- Nature du contrat ;
- Qualification professionnelle.
Ce registre peut être tenu sous format papier ou électronique. L'absence de registre est sanctionnée par une amende de 750 euros par salarié.
La visite médicale d'embauche#
Depuis la réforme de 2017, la visite médicale est modulée selon les risques du poste :
- Visite d'information et de prévention (VIP) : pour les postes sans risque particulier, dans les 3 mois suivant l'embauche (30 jours pour les moins de 18 ans) ;
- Examen médical d'aptitude (EMA) : pour les postes à risques particuliers (travail en hauteur, machines dangereuses, exposition à des agents chimiques...), avant la prise de poste.
L'avis de l'expert Hayot#
Ce qu'il Faut Retenir sur l'Embauche en 2026#
- La DPAE doit être effectuée avant la prise de poste : ne jamais attendre le lendemain ;
- Le CDI est la forme normale du contrat ; le CDD ne peut être utilisé que dans des cas précis ;
- Le contrat doit mentionner la convention collective applicable et la classification du poste ;
- La DSN mensuelle remplace toutes les déclarations sociales périodiques ;
- Le registre unique du personnel est obligatoire pour tout employeur.
(Sources : Service-Public.fr embauche, travail.gouv.fr contrats, urssaf.fr DPAE, net-entreprises.fr DSN)
Questions fréquentes
Quand doit-on effectuer la DPAE ?+
La DPAE doit être transmise à l'URSSAF au plus tard le dernier jour ouvrable précédant la prise de poste du salarié. Elle peut être faite jusqu'à 8 jours avant l'embauche. Ne jamais l'effectuer après la prise de poste.
Un CDI peut-il être verbal ?+
Oui, pour un CDI temps plein, la loi n'impose pas de forme écrite. Cependant, l'absence d'écrit peut créer des litiges en cas de désaccord sur les conditions. Le contrat écrit est fortement recommandé et obligatoire pour les temps partiels, les CDD, et les contrats en alternance.
Que se passe-t-il si je recrute en CDD sans motif valable ?+
Un CDD conclu sans motif valable ou dont le motif est insuffisamment précisé est requalifiable en CDI par le Conseil de Prud'hommes, à la demande du salarié. L'employeur devra alors payer une indemnité de requalification d'au moins un mois de salaire.
La DSN est-elle obligatoire pour toutes les entreprises ?+
Oui, la DSN est obligatoire pour tous les employeurs du secteur privé depuis 2017. Les employeurs publics ont suivi progressivement. La transmission se fait via le logiciel de paie ou net-entreprises.fr.
Quelle est la durée maximale de la période d'essai ?+
Pour un CDI, la durée maximale est de 2 mois pour les ouvriers/employés, 3 mois pour les techniciens/agents de maîtrise, et 4 mois pour les cadres (renouvellement possible une fois si prévu par la convention collective ou le contrat). Pour un CDD, la période d'essai est calculée à raison d'un jour par semaine de contrat, dans la limite de 2 semaines (CDD <= 6 mois) ou 1 mois (CDD > 6 mois).
Dois-je souscrire une mutuelle pour mes salariés ?+
Oui. Depuis janvier 2016, toutes les entreprises du secteur privé doivent proposer une complémentaire santé collective à leurs salariés, avec une prise en charge patronale d'au moins 50 % de la cotisation. Le salarié ne peut refuser que dans des cas limités (déjà couvert, salarié à temps partiel sous conditions).
Article rédigé par Samuel HAYOT
Expert-Comptable diplômé, inscrit au Tableau de l'Ordre des Experts-Comptables.
Cabinet d'expertise comptable et de commissariat aux comptes base a Paris 8, pense pour accompagner des entreprises partout en France avec une approche digitale et orientee decision.
Sources du dossier
Sources officielles et de reference citees pour cette page.
Ce sujet relève de notre mission Expert-comptable paie à Paris | Paie, DSN, social
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