Syndic et gestion d'immeuble : comptabilité, TVA et appels de fonds

Réponse rapide. La comptabilité d'un syndic gestionnaire d'immeuble obéit au décret n° 2005-240 du 14 mars 2005: comptabilité d'engagement, plan comptable propre à la copropriété et cinq annexes. Les appels de fonds sont des fonds du syndicat, jamais le chiffre d'affaires du syndic. Les honoraires du syndic professionnel, eux, sont soumis à la TVA au taux normal de 20 %.

Gérer un immeuble en copropriété, c'est tenir deux comptabilités à ne pas confondre: celle du syndicat des copropriétaires, encadrée par un décret spécifique, et celle du syndic professionnel qui le gère. Beaucoup d'erreurs viennent de cette confusion, notamment sur la TVA. Cet article clarifie le cadre comptable, les appels de fonds, le fonds de travaux et le traitement de la TVA.

La comptabilité du syndicat des copropriétaires est régie par le décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 et son arrêté du même jour, modifié en 2020. Elle impose une comptabilité d'engagement: les charges et les produits sont rattachés à l'exercice auquel ils se rapportent, indépendamment de leur date de paiement. C'est une rupture avec la simple comptabilité de trésorerie que pratiquaient certains petits immeubles.

Le plan comptable de la copropriété est spécifique. Chaque écriture doit identifier sa pièce justificative: date et numéro de facture, date et référence de paiement, période et objet de l'appel de fonds. L'exercice comptable couvre en principe douze mois, et les comptes sont présentés à l'assemblée générale annuelle pour approbation.

Notre lecture. La rigueur du décret n'est pas une formalité. Une comptabilité d'engagement bien tenue permet de savoir, à tout moment, ce que chaque copropriétaire doit réellement, et de distinguer les charges courantes des opérations exceptionnelles. C'est la condition d'une assemblée générale sereine et d'un budget crédible. Nous accompagnons cette tenue dans le cadre de notre mission visant à tenir et réviser la comptabilité de la copropriété.

Le décret impose cinq annexes comptables, présentées chaque année avec les comptes. Elles donnent une lecture standardisée de la situation de la copropriété, du budget réalisé aux travaux en cours.

Ces annexes ne sont pas qu'un exercice de présentation. Elles séparent ce qui relève du fonctionnement courant (ascenseur, nettoyage, assurances) de ce qui relève des travaux et opérations exceptionnelles, ce qui conditionne directement le montant des appels adressés à chaque copropriétaire.

Le budget prévisionnel couvre les charges courantes de l'immeuble (article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965). Il est voté en assemblée générale, puis appelé par provisions, en principe le premier jour de chaque trimestre, sauf décision contraire de l'assemblée. Le copropriétaire verse ainsi quatre provisions par an, régularisées à la clôture en fonction des dépenses réelles.

Les travaux et opérations qui ne relèvent pas du budget courant (ravalement, réfection de toiture) sont régis par l'article 14-2. Ils font l'objet d'appels spécifiques, selon l'échéancier voté par l'assemblée, et figurent à l'annexe 4. Le point essentiel: ces appels de fonds ne sont pas un produit du syndic. Ce sont des sommes du syndicat, encaissées sur un compte bancaire séparé ouvert au nom de la copropriété, conformément à l'article 18 de la loi.

Le risque sous-estimé. Confondre les appels de fonds avec le chiffre d'affaires du gestionnaire est une erreur lourde. Les fonds appelés transitent par la copropriété, ils ne constituent ni un revenu ni une base de TVA pour le syndic. Cette distinction, parfois oubliée dans les petites structures, est pourtant la clé d'un traitement fiscal correct, que nous sécurisons au titre de la TVA et de la fiscalité du syndic.

Depuis la loi ALUR, complétée par la loi ELAN et la loi Climat, la plupart des copropriétés doivent constituer un fonds de travaux. L'obligation s'applique à l'issue d'une période de dix ans à compter de la réception des travaux de construction de l'immeuble. Ce fonds, prévu par l'article 14-2-1 de la loi de 1965, finance l'élaboration du plan pluriannuel de travaux, les travaux votés, les travaux d'urgence et ceux nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble.

La cotisation annuelle obéit à un plancher. À défaut de plan pluriannuel de travaux adopté, elle ne peut être inférieure à 5 % du budget prévisionnel. Lorsqu'un plan pluriannuel a été adopté, elle ne peut être inférieure à 2,5 % du montant des travaux prévus au plan et à 5 % du budget prévisionnel. L'assemblée peut suspendre les cotisations lorsque le fonds dépasse 50 % du montant des travaux prévus au plan.

Un point souvent ignoré: le fonds de travaux est attaché au lot, et non à la personne. Le copropriétaire qui vend ne récupère pas sa quote-part: elle reste acquise au syndicat et bénéficie à l'acquéreur. La comptabilisation distincte de ce fonds, à l'écart des charges courantes, évite toute confusion à la revente.

La TVA est le point le plus mal compris. Le syndicat des copropriétaires n'exerce pas d'activité économique: il gère un immeuble pour le compte de ses membres et n'est donc, en principe, pas assujetti à la TVA. Les charges qu'il supporte (factures de fournisseurs, contrats d'entretien) sont appelées toutes taxes comprises, sans récupération de la TVA, sauf situations particulières.

Le syndic professionnel, lui, est un prestataire de services. Ses honoraires de gestion courante, comme ses prestations particulières tarifées, sont soumis à la TVA au taux normal de 20 %. Le contrat de syndic, dont le format est encadré, distingue d'ailleurs le forfait annuel de gestion des prestations facturées en sus. C'est sur ces honoraires, et non sur les appels de fonds, que s'applique la TVA.

Le cas du syndic bénévole ou coopératif est différent. Lorsqu'un copropriétaire assure lui-même la fonction de syndic, sans activité professionnelle, il ne facture pas d'honoraires soumis à TVA: il peut tout au plus être indemnisé de ses frais. Le décret 2005-240 prévoit par ailleurs l'indication des taux et montants de TVA dans les comptes lorsque certains copropriétaires, exploitant des locaux commerciaux, ont déclaré être assujettis. Pour le suivi opérationnel, un outil comme Pennylane aide à isoler honoraires, débours et appels de fonds. Sur la frontière entre charges et engagements futurs, voir aussi notre article sur les provisions pour risques et charges.

Une copropriété que nous accompagnons a voté un ravalement étalé sur deux exercices. Trois réflexes ont structuré le traitement: isoler les appels de fonds travaux à l'article 14-2 dans l'annexe 4, distinguer ces sommes des charges courantes du budget prévisionnel, et vérifier la cotisation au fonds de travaux, fixée au plancher de 5 % du budget prévisionnel faute de plan pluriannuel adopté. Les honoraires du syndic pour le suivi du chantier, prestation particulière, ont été facturés avec une TVA à 20 %, à part du forfait annuel. Résultat: une lecture claire pour chaque copropriétaire et des comptes approuvés sans contestation à l'assemblée.