Comptabilité d'un EHPAD : EPRD, ERRD, CPOM et sections tarifaires expliqués au gestionnaire

L'EPRD est le budget prévisionnel de l'EHPAD, transmis à l'autorité de tarification avant le 30 avril de l'exercice qu'il couvre. L'ERRD en est la contrepartie réalisée, transmise au plus tard le 30 avril de l'année suivante. Les deux se lisent sur trois sections tarifaires : soins, dépendance et hébergement, chacune avec son financeur.

Reprendre la comptabilité d'un EHPAD, c'est découvrir un univers où trois payeurs se partagent la facture d'un même résident, où le budget ne s'appelle pas budget mais EPRD, et où le salaire d'un aide-soignant doit être ventilé entre plusieurs sections avant même d'arriver au compte de résultat. Pour un gestionnaire venu du monde de l'entreprise classique, le vocabulaire (CPOM, ERRD, GMP, PMP) paraît d'abord opaque. L'objectif de cet article est simple : remettre chaque pièce à sa place, pour que vous sachiez lire les comptes de votre établissement et dialoguer avec la tutelle.

Réponse directe. La comptabilité d'un EHPAD repose sur trois sections tarifaires (soins, dépendance, hébergement), chacune avec son payeur : le forfait global soins est arrêté par le directeur général de l'ARS puis versé à l'établissement par la caisse d'assurance maladie, le forfait dépendance est fixé par le président du conseil départemental et versé au titre de l'APA, l'hébergement est à la charge du résident. Dès qu'un CPOM est signé, l'établissement pilote son budget via l'EPRD (prévisionnel) et l'ERRD (réalisé), appuyés sur une comptabilité analytique par section.

Le prix de journée d'un résident ne forme pas un bloc unique : il se décompose en trois sections tarifaires, chacune avec sa logique et son financeur. C'est le coeur de la spécificité comptable d'un EHPAD.

La difficulté n'est pas de connaître ces trois cases, mais de les alimenter correctement. Un même euro de charge, le salaire d'un aide-soignant par exemple, doit être ventilé entre plusieurs sections selon des clés d'affectation. Une clé fausse ou jamais réactualisée, et c'est la dotation soins ou la tarification hébergement qui se trouve faussée, avec un effet direct sur la trésorerie.

Dès qu'un EHPAD signe un CPOM (Contrat pluriannuel d'objectifs et de moyens), qui a remplacé l'ancienne convention tripartite, avec l'ARS et le Conseil départemental, il quitte la logique du budget classique pour un cadre prévu par le Code de l'action sociale et des familles (CASF). Ce contrat n'a rien de facultatif : l'article L.313-12, IV ter du CASF prévoit que la personne qui gère un EHPAD « conclut un contrat pluriannuel » avec le ou les présidents du conseil départemental et le directeur général de l'ARS, et que « le contrat est conclu pour une durée de cinq ans ». Pour un établissement habilité, il vaut convention d'aide sociale.

• EPRD (État prévisionnel des recettes et des dépenses). Établi en début d'exercice, il présente les recettes et dépenses prévisionnelles, le résultat anticipé et son affectation, et il est transmis à l'autorité de tarification avant le 30 avril de l'exercice auquel il se rapporte (art. R.314-210, III du CASF). C'est un outil de pilotage, pas une simple déclaration.
• ERRD (État réalisé des recettes et des dépenses). Sa contrepartie après clôture : il retrace ce qui a réellement été perçu et dépensé, sert de base au dialogue de gestion avec les financeurs, et se transmet à l'autorité de tarification au plus tard le 30 avril de l'année qui suit l'exercice (art. R.314-232, III du CASF).

Ces cadres ne remplacent pas les obligations comptables et fiscales habituelles, ils s'y ajoutent. Un EHPAD commercial reste soumis à l'IS et au plan comptable général ; un établissement public applique l'instruction budgétaire et comptable M.22, actualisée par l'arrêté du 22 décembre 2025 et applicable aux établissements et services publics sociaux et médico-sociaux depuis le 1er janvier 2026 ; un EHPAD associatif ou privé non lucratif relève du référentiel des entités à but non lucratif. Dans tous les cas, l'enjeu est de produire un EPRD et un ERRD cohérents avec la comptabilité générale et avec la réalité analytique de l'établissement. Bien utilisé, l'EPRD n'est pas une contrainte : c'est un argument de négociation face à la tutelle pour défendre une dotation soins à la hauteur de la charge réelle.

Le calendrier réglementaire de l'EPRD et de l'ERRD#

Deux dates structurent tout le dialogue de gestion, avec un seul report prévu par le texte. La procédure enchaîne ensuite des délais courts, et c'est le rejet, non le retard, qui ouvre la voie à une fixation d'office.

Une règle s'inverse et surprend souvent : pour un établissement placé sous plan de redressement ou sous contrat de retour à l'équilibre, le silence de l'autorité pendant trente jours vaut rejet, et non approbation.

Deux indicateurs reviennent en permanence dans les échanges avec les financeurs, et il vaut mieux ne pas les confondre.

• Le GMP (GIR Moyen Pondéré) mesure le niveau moyen de dépendance des résidents. Il pèse sur la section dépendance : plus il est élevé, plus la charge d'aide à l'autonomie est lourde, ce qui influence la dotation et la tarification. L'évaluation de la perte d'autonomie est transmise pour contrôle et validation à un médecin ou un infirmier désignés par le président du conseil départemental et à un médecin ou un infirmier désignés par le directeur général de l'ARS (art. L.314-9 du CASF).
• Le PMP (Pathos Moyen Pondéré) mesure le niveau moyen de besoins en soins requis. Il pèse sur la section soins et influence le forfait global soins arrêté par le directeur général de l'ARS. L'évaluation est validée par un médecin désigné par le directeur général de l'ARS territorialement compétente (art. L.314-9 du CASF), et seuls les niveaux validés au plus tard le 30 juin de l'année précédente sont pris en compte pour le forfait de l'année suivante (art. L.314-2, I, 1° du CASF).

Retenez la logique : le GMP parle de dépendance, le PMP parle de soins. Ces deux mesures conditionnent une part des financements publics ; les suivre, c'est anticiper l'évolution des dotations. Le calendrier compte autant que le résultat : les praticiens chargés de la validation disposent d'un délai de quatre mois à compter de la réception des évaluations, passé lequel celles-ci sont réputées tacitement validées (art. R.314-171 du CASF), la saisine de la commission régionale de coordination médicale suspendant ce délai.

Un dépôt de garantie n'est pas un produit#

Le point à contrôler en priorité lors d'une reprise de dossier : les dépôts de garantie des résidents comptabilisés en chiffre d'affaires hébergement. Ce sont des comptes de tiers, c'est-à-dire des dettes envers le résident. Ils doivent être enregistrés comme tels et suivis individuellement. Deux règles chiffrées encadrent ce dépôt (art. R.314-149 du CASF) : il ne peut excéder le montant du tarif mensuel d'hébergement qui reste effectivement à la charge de la personne hébergée, et il est restitué dans les trente jours qui suivent sa sortie de l'établissement, déduction faite de l'éventuelle créance de ce dernier. Les confondre avec un produit gonfle artificiellement le résultat hébergement.

Facturation mensuelle et prorata#

La facturation de l'hébergement suit un rythme mensuel. Les situations particulières (absences, hospitalisations, entrées et sorties en cours de mois) appellent des règles de prorata claires, sous peine d'écarts récurrents entre facturation et occupation réelle.

TVA : pas de taux par défaut#

Les prestations de soins et d'hébergement des personnes âgées dépendantes relèvent largement de régimes d'exonération ou de traitements particuliers. Le sujet se qualifie au cas par cas selon le statut et l'activité de l'établissement, plutôt que d'appliquer un taux par réflexe.

Dans un EHPAD, les charges de personnel constituent le premier poste de charges, et le personnel soignant en représente une part déterminante. La tension de recrutement du secteur se traduit par un recours coûteux à l'intérim, un absentéisme et un turnover élevés, une pression permanente sur la masse salariale. Piloter ce poste, c'est suivre l'effectif réel rapporté aux résidents, distinguer le personnel de la section soins de celui de l'hébergement, et maîtriser le coût de l'intérim. Un travail conjoint entre la paie et le contrôle de gestion.

Un dernier point d'actualité mérite l'attention : du 1er juillet 2025 au 31 décembre 2026, au plus vingt-trois départements volontaires expérimentent la fusion des sections soins et dépendance en un forfait global unique relatif aux soins et à l'entretien de l'autonomie (art. 79 de la loi n° 2023-1250 du 26 décembre 2023, dans sa rédaction issue de l'art. 82 de la loi n° 2025-199 du 28 février 2025). Il s'agit d'une expérimentation bornée dans le temps, pas d'une généralisation : le décret n° 2025-168 du 20 février 2025 en fixe les règles budgétaires, avec une participation journalière forfaitaire facturée au résident, dont le montant est fixé par arrêté ministériel. Si votre établissement se situe dans un département concerné, les clés d'affectation entre sections et la présentation de l'EPRD changent : mieux vaut l'anticiper. Pour aller plus loin sur l'ensemble de ces sujets, voir notre page expert-comptable EHPAD et maison de retraite.

Le cadre budgétaire médico-social se manipule dans un ordre précis, et chaque étape conditionne la suivante. Voici la mécanique, du dépôt de l'EPRD à la clôture de l'ERRD.

Exemple type, à titre d'illustration et sans référence à un établissement réel : un EHPAD associatif d'environ 80 lits, après deux exercices déficitaires, produit bien son EPRD chaque année mais sans véritable comptabilité analytique derrière. La répartition des charges par section repose sur des clés anciennes, jamais réactualisées. En reconstruisant l'affectation des charges de personnel par section et en isolant le coût réel de l'intérim, on mettrait en évidence que la section soins est sous-dotée par rapport à la charge réelle, et que la section hébergement compense silencieusement. Un tel diagnostic sert alors de base au dialogue de gestion avec la tutelle. Le point de vigilance que cet exemple illustre est le décalage entre un EPRD formellement produit et une analytique réellement fiable. La construction d'un budget prévisionnel solide part toujours de là.