Comment Obtenir un Numéro ITIN aux États-Unis : Guide Complet pour Non-Résidents (Formulaire W-7, Conditions, Délais)

Un ITIN s'obtient en déposant le formulaire W-7 auprès de l'IRS : il suppose un objet fiscal fédéral et l'impossibilité d'obtenir un SSN, et le dossier joint la déclaration fédérale qui rend le numéro nécessaire ainsi que des pièces prouvant à la fois l'identité et le statut d'étranger. Le passeport est la seule pièce acceptée seule ; l'IRS n'accepte pas les copies notariées et n'admet que l'original, une copie certifiée par l'organisme émetteur, ou une authentification par une ambassade ou un consulat des États-Unis. L'IRS annonce 7 semaines de traitement, et 9 à 11 semaines pour toute demande déposée depuis l'étranger ou entre le 15 janvier et le 30 avril : depuis la France, retenez toujours 9 à 11 semaines. Un ITIN expire le 31 décembre de la troisième année s'il n'a figuré sur aucune déclaration fédérale pendant 3 années fiscales consécutives. Vérifiez d'abord que le numéro vous est nécessaire : pour obtenir le taux conventionnel de 15 % sur les dividendes d'actions américaines cotées, un formulaire W-8BEN portant votre numéro fiscal français à 13 chiffres suffit, et la démarche ITIN elle-même relève de l'IRS ou d'un acceptance agent inscrit sur la liste officielle américaine.

Si vous avez des relations fiscales avec les États-Unis (investissements en Bourse américaine, revenus immobiliers aux USA, association avec une LLC américaine, ou remboursement de retenues IRS) mais que vous n'avez pas de Social Security Number (SSN), l'IRS vous demande de vous identifier via un ITIN : Individual Taxpayer Identification Number.

Ce numéro à 9 chiffres, toujours commençant par 9 (format 9XX-XX-XXXX), est indispensable pour déposer une déclaration fiscale américaine, revendiquer les avantages d'une convention fiscale ou obtenir un remboursement d'impôt. Ce guide détaille les conditions d'obtention d'un ITIN, le formulaire W-7, les pièces exigées par l'IRS et les délais qu'il annonce.

Définition#

L'ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) est un numéro d'identification fiscale émis par l'Internal Revenue Service (IRS) exclusivement à des fins fiscales. Il est attribué aux personnes physiques qui :

• N'ont pas droit à un Social Security Number (SSN)
• Ont besoin d'un numéro d'identification fiscale américain pour remplir leurs obligations déclaratives

L'ITIN ne confère aucun droit de résidence, de travail ou de séjour aux États-Unis. Il sert uniquement à des fins fiscales.

Qui a besoin d'un ITIN ?#

Vous avez besoin d'un ITIN si vous êtes dans l'une des situations suivantes :

• Non-résident étranger devant déposer un formulaire 1040-NR
• Non-résident étranger choisissant d'être traité comme résident à des fins fiscales (avec un conjoint citoyen US)
• Étranger résident fiscal US (sans Green Card) ne remplissant pas les conditions pour un SSN
• Conjoint ou personne à charge d'un citoyen ou d'un résident américain, uniquement s'il est porté sur une déclaration fédérale au titre d'un avantage fiscal admis : depuis les exercices ouverts après le 31 décembre 2017, conjoints et personnes à charge ne sont plus éligibles à un ITIN en dehors de ce cas
• Étudiant étranger ou chercheur avec des revenus US
• Investisseur étranger percevant des revenus de source américaine

Ce que l'ITIN ne permet PAS#

• Travailler légalement aux États-Unis
• Bénéficier de prestations sociales américaines (Sécurité sociale, Medicare)
• Ouvrir certains types de comptes bancaires US (certaines banques l'acceptent toutefois)
• Prouver l'éligibilité à l'emploi
• Servir de pièce d'identité en dehors du système fiscal fédéral américain

Qui n'a PAS droit à un ITIN#

L'IRS publie la liste symétrique, et c'est elle qui évite la démarche inutile. Sont exclus :

• le citoyen américain ;
• le titulaire d'une carte de résident permanent (Green Card) ;
• le non-résident titulaire d'un visa de travail américain ;
• plus généralement toute personne éligible à un SSN.

Dans ces quatre cas, la démarche est le formulaire SS-5 auprès de la Social Security Administration, pas le W-7. Si la SSA a opposé un refus, la lettre de refus se joint au W-7.

La condition principale : une raison fiscale valide#

L'IRS n'attribue pas d'ITIN "de manière préventive". Vous devez démontrer que vous en avez besoin pour une raison fiscale valide. Les cas reconnus par l'IRS incluent :

• Dépôt d'un formulaire d'impôt américain (1040, 1040-NR, etc.)
• Être porté comme conjoint ou personne à charge sur une déclaration fédérale américaine, uniquement au titre d'un avantage fiscal admis ou en déposant sa propre déclaration : depuis les exercices ouverts après le 31 décembre 2017, le seul fait de figurer sur la déclaration ne suffit plus
• Revenus soumis à la retenue à la source aux États-Unis
• Participation à une société de personnes (partnership) américaine
• Revenus immobiliers de source américaine (FIRPTA)

La non-éligibilité au SSN#

Pour obtenir un ITIN, vous devez démontrer que vous n'êtes pas éligible à un Social Security Number. Si vous êtes éligible à un SSN (ex. : vous avez un visa de travail), vous devez demander un SSN plutôt qu'un ITIN.

Présentation du formulaire W-7#

Le formulaire W-7 (Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number) est le document central de la demande d'ITIN. Il contient :

• Vos informations personnelles (nom, prénom, date de naissance, pays de naissance et de résidence)
• La raison de votre demande (case à cocher parmi les raisons reconnues par l'IRS)
• Les informations sur votre visa (si applicable)
• Le formulaire fiscal auquel l'ITIN est rattaché (généralement le 1040-NR)

Pièces justificatives d'identité requises#

Le formulaire W-7 doit être accompagné de documents prouvant votre identité et votre statut d'étranger. L'IRS accepte 13 types de documents, dont :

Conseil pratique : Le passeport est l'unique document accepté seul par l'IRS. Tous les autres documents doivent être combinés (2 documents minimum).

Les trois façons de déposer le formulaire W-7#

Option 1 : envoi postal directement à l'IRS (Austin, Texas)

• Vous envoyez le W-7, le 1040-NR complété et les originaux de vos pièces d'identité, ou des copies certifiées par l'organisme émetteur
• Adresse pour la voie postale : Internal Revenue Service, ITIN Operation, P.O. Box 149342, Austin, TX 78714-9342, USA
• Adresse pour un transporteur privé : Internal Revenue Service, ITIN Operation, Mail Stop 6090-AUSC, 3651 S. Interregional Hwy 35, Austin, TX 78741-0000, USA
• L'IRS indique retourner les pièces justificatives originales sous 60 jours à l'adresse portée en ligne 2 du W-7 ; passé ce délai, il invite à l'appeler
• Risque : perte des originaux par courrier international

Option 2 : dépôt auprès d'un Certifying Acceptance Agent (CAA)

• Le CAA authentifie vos pièces et vous les restitue immédiatement : vous conservez vos originaux
• Attention à ne pas confondre les deux statuts : un simple Acceptance Agent (AA) n'authentifie pas les pièces, il doit transmettre à l'IRS vos originaux ou des copies certifiées par l'organisme émetteur. Seul le Certifying Acceptance Agent vérifie et rend les documents
• Délai de traitement : 9 à 11 semaines, le dépôt depuis la France relevant toujours du cas « depuis l'étranger »

Option 3 : Dépôt auprès d'un Taxpayer Assistance Center (TAC) de l'IRS

• Sur rendez-vous uniquement, et seulement dans les centres désignés pour l'authentification des pièces ITIN : tous les TAC n'assurent pas ce service
• Les pièces sont vérifiées et restituées sur place
• Peu pratique pour les non-résidents résidant en France

Trouver un acceptance agent en France#

L'IRS publie la liste officielle des acceptance agents par pays. C'est la seule référence : un professionnel qui se présente comme CAA doit y figurer nommément, et la liste se vérifie en une minute avant de confier son passeport à qui que ce soit.

ITIN, SSN et EIN : trois numéros à ne pas confondre#

Depuis la France, retenez toujours 9 à 11 semaines : le dépôt depuis l'étranger relève de la seconde ligne, quelle que soit la période de l'année.

Le délai commence à courir à la date de réception du dossier complet par l'IRS. Un dossier incomplet sera retourné, recommençant le délai.

Un ITIN expire le 31 décembre de la troisième année s'il n'a figuré sur aucune déclaration fédérale américaine pendant 3 années fiscales consécutives. L'IRS ne publie plus de liste de chiffres intermédiaires à renouveler : la seule autre règle encore en vigueur est qu'un ITIN attribué avant 2013 et jamais renouvelé doit l'être avant de pouvoir servir à nouveau.

Le renouvellement se fait par un nouveau formulaire W-7, en cochant « Renew an existing ITIN ». Les instructions du formulaire précisent que toute demande de renouvellement doit être accompagnée de la déclaration fédérale sur laquelle le numéro figurera, sauf exception prévue par les Exceptions Tables. Un ITIN qui ne sert que sur des déclarations d'information de type 1099 n'a en revanche pas à être renouvelé.

Cas pratique 1 : Investisseur français avec des actions américaines#

Situation : Claire détient pour 150 000 € d'actions américaines. Sa banque lui prélève 30 % de retenue à la source sur ses dividendes. Elle souhaite revendiquer le taux conventionnel de 15 % (convention France-USA) et obtenir un remboursement IRS.

Pour l'avenir, aucun ITIN n'est nécessaire. Un formulaire W-8BEN remis à son établissement payeur, portant son numéro fiscal français, suffit à obtenir le taux conventionnel de 15 % directement à la source sur des dividendes d'actions cotées.

L'ITIN devient nécessaire pour le passé. Pour récupérer la sur-retenue déjà subie sur les années antérieures, Claire doit déposer un formulaire 1040-NR, et ce dépôt suppose un numéro d'identification. Elle passe par un acceptance agent figurant sur la liste officielle de l'IRS pour faire certifier ses documents sans envoyer son passeport aux États-Unis.

L'ordre de grandeur en jeu : l'écart entre 30 % et 15 % représente 15 % du dividende brut, soit 750 $ sur 5 000 $. Le remboursement effectif dépend du dépôt du 1040-NR, de son acceptation par l'IRS et des montants réellement retenus, tels qu'ils figurent sur le formulaire 1042-S remis par l'établissement payeur.

Cas pratique 2 : Associé étranger d'une LLC américaine#

Situation : Ahmed, résidant en France, est associé à 30 % dans une LLC américaine. La LLC lui remet un formulaire K-1 avec sa quote-part de bénéfices. Il doit déposer un 1040-NR.

Solution : Ahmed obtient un ITIN via le formulaire W-7 joint à son 1040-NR. Il peut déduire ses charges professionnelles liées à la LLC et optimiser sa situation fiscale US-France.

Ce que vous recevez au bout#

L'IRS notifie l'attribution par l'avis CP565, envoyé à l'adresse portée sur le W-7. Cette lettre est la preuve officielle de l'attribution du numéro : conservez-la.

Si le W-7 a été déposé en même temps que le 1040-NR, ce qui est le cas standard, l'IRS traite la demande et la déclaration ensemble, et un éventuel remboursement n'est émis qu'une fois les deux réglés. Enfin, on ne peut pas télédéclarer avec un ITIN pendant l'année civile de son attribution ; en revanche, plusieurs années de déclarations peuvent être jointes ensemble au même W-7, ce qui est utile en régularisation.

1. Cocher la mauvaise case de motif sur le W-7. L'IRS rejette les demandes dont le motif déclaré ne correspond pas au document fiscal joint. Préparez le 1040-NR d'abord.

2. Envoyer son passeport original par la poste. Des passeports se perdent ou prennent du retard, en courrier international comme en traitement. La voie CAA existe précisément pour l'éviter.

3. Demander un ITIN par précaution. L'IRS ne délivre pas de numéro « au cas où » : il faut un objet fiscal fédéral actuel.

4. Déposer avec un ITIN expiré. La déclaration est reçue, mais son traitement est retardé et certains crédits sont fermés tant que le renouvellement n'est pas fait.

5. Oublier de revendiquer la convention. Le taux conventionnel ne s'applique pas d'office : il se demande expressément sur la déclaration, et le montant réellement retenu se lit sur le formulaire 1042-S remis par l'établissement payeur, pièce à conserver pour justifier le remboursement demandé.