Obtenir un EIN aux États-Unis : Guide Pas-à-Pas pour Entrepreneurs et Expatriés Français (Sans SSN)

Si vous créez une LLC, une corporation, une partnership ou toute autre structure professionnelle aux États-Unis, ou si vous embauchez des salariés américains, vous avez besoin d'un EIN : Employer Identification Number. Ce numéro à 9 chiffres (format XX-XXXXXXX) est l'équivalent américain du SIREN français — c'est le numéro d'identification fiscale de votre entité juridique auprès de l'IRS.

Bonne nouvelle : il est possible d'obtenir un EIN depuis la France, sans se déplacer aux États-Unis et même sans Social Security Number (SSN) ni ITIN. Ce guide complet des experts de Hayot-expertise.fr vous explique tout.

Définition de l'EIN

L'EIN (Employer Identification Number), aussi appelé Federal Tax ID Number, est le numéro d'identification fiscale attribué par l'IRS aux entités juridiques (sociétés, associations, trusts, partnerships, etc.). Il est distinct de l'ITIN (qui identifie des personnes physiques) et du SSN (qui identifie des personnes physiques américaines).

L'EIN est composé de 9 chiffres au format XX-XXXXXXX (ex. : 12-3456789).

Dans quels cas avez-vous besoin d'un EIN ?

Vous avez besoin d'un EIN si :

• ▸Vous créez une LLC (Single-Member ou Multi-Member) aux États-Unis
• ▸Vous créez une corporation (C-Corp ou S-Corp) aux États-Unis
• ▸Vous participez à une partnership américaine
• ▸Vous employez des salariés aux États-Unis
• ▸Vous souhaitez ouvrir un compte bancaire professionnel américain
• ▸Vous devez payer des taxes fédérales au nom de votre entité
• ▸Vous souhaitez obtenir une licence commerciale dans certains États
• ▸Votre LLC ou société est tenue de déposer des déclarations fiscales (1065, 1120, 1120-S, etc.)

EIN vs ITIN vs SSN : les différences

Point clé : Un entrepreneur étranger peut obtenir un EIN pour sa LLC américaine sans avoir de SSN ni d'ITIN. C'est une procédure spécifique qui nécessite de passer par le courrier ou le téléphone (et non la procédure en ligne).

Présentation du formulaire SS-4

Le formulaire SS-4 (Application for Employer Identification Number) est le document officiel pour demander un EIN auprès de l'IRS. Il contient :

• ▸Informations sur l'entité : nom légal, type de structure, date de création, État de constitution
• ▸Informations sur le "Responsible Party" : la personne physique responsable de l'entité (qui doit avoir un SSN ou ITIN si elle est américaine ; les étrangers sans SSN/ITIN peuvent être désignés responsables)
• ▸Raison de la demande : première demande, nouvelle structure, embauche de salariés, etc.
• ▸Activité principale : description de l'activité commerciale de l'entité

Qui est le "Responsible Party" ?

Le "Responsible Party" est la personne qui contrôle, gère ou dirige l'entité. Pour l'IRS, c'est généralement :

• ▸Le gérant/manager d'une LLC
• ▸Le président ou directeur général d'une corporation
• ▸L'associé principal d'une partnership

Pour les étrangers sans SSN/ITIN : L'IRS accepte les non-résidents étrangers comme Responsible Party d'une entité américaine. Dans ce cas, la case "I am a foreign person without an SSN, ITIN, or EIN" doit être cochée.

Méthode 1 — En ligne (uniquement pour les entités avec un Responsible Party ayant un SSN/ITIN)

Le portail en ligne de l'IRS (irs.gov) permet d'obtenir un EIN immédiatement (en quelques minutes), mais uniquement si le Responsible Party a un SSN ou un ITIN valide. Pour la grande majorité des entrepreneurs français sans ces numéros, cette méthode n'est pas disponible.

Méthode 2 — Par téléphone (pour les entités étrangères — recommandé)

Les entités étrangères peuvent appeler l'IRS depuis la France au : 📞 +1 (267) 941-1099 (numéro international IRS)

• ▸Horaires : Lundi au vendredi, 6h00–23h00 (heure de Washington DC), soit 12h00–5h00 (heure française)
• ▸Durée de l'appel : 30 à 60 minutes
• ▸Résultat : L'EIN est communiqué oralement à la fin de l'appel, puis confirmé par courrier

Préparation de l'appel :

• ▸Ayez le formulaire SS-4 complètement rempli devant vous
• ▸Un agent IRS vous posera des questions et saisira les informations
• ▸Prenez note de l'EIN communiqué oralement

Méthode 3 — Par fax

Envoyez le formulaire SS-4 par fax au numéro IRS correspondant à votre État de constitution. L'EIN est généralement retourné par fax dans un délai de 4 jours ouvrables.

Fax pour les entités étrangères : +1 (855) 215-1627

Méthode 4 — Par courrier postal

Envoyez le SS-4 au : Internal Revenue Service Attn: EIN International Operations Cincinnati, OH 45999 USA

Délai : 4 à 6 semaines (fortement déconseillé pour les demandes urgentes).

Pour un entrepreneur français créant une LLC américaine sans SSN ni ITIN, nous recommandons le processus suivant :

1. ▸Créer votre LLC dans l'État américain de votre choix (Delaware, Wyoming, Texas, etc.)
2. ▸Remplir le formulaire SS-4 avec les informations de votre LLC
3. ▸Appeler l'IRS au +1 (267) 941-1099 pendant les heures de bureau
4. ▸Obtenir l'EIN oralement et le noter
5. ▸Recevoir la confirmation écrite de l'IRS (CP575) dans les 4 à 6 semaines
6. ▸Utiliser l'EIN pour ouvrir un compte bancaire, déposer vos déclarations fiscales et gérer votre paie

Une fois votre EIN obtenu, vous pouvez :

• ▸Ouvrir un compte bancaire professionnel aux USA (Mercury, Relay, Bank of America pour Business)
• ▸Déposer vos déclarations fiscales américaines (1065 pour les partnerships/LLC multi-membres, 1120 pour les C-Corps, 1120-S pour les S-Corps)
• ▸Effectuer des paiements d'impôts via le système EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System)
• ▸Embaucher des salariés aux États-Unis (paie, déclarations W-2, etc.)
• ▸Demander des licences professionnelles dans les États qui l'exigent
• ▸Formaliser des contrats B2B avec des clients américains qui demandent votre Tax ID

Cas pratique 1 : Développeur français créant une LLC Delaware

Situation : Thomas, développeur logiciel basé à Paris, crée une LLC au Delaware pour facturer ses clients américains. Il n'a ni SSN ni ITIN.

Démarche :

1. ▸Constitution de la LLC au Delaware via un registered agent (~150 $/an)
2. ▸Remplissage du formulaire SS-4 (Thomas = Responsible Party)
3. ▸Appel IRS au +1 (267) 941-1099 — EIN obtenu en 45 minutes
4. ▸Ouverture d'un compte Mercury Bank en ligne avec l'EIN
5. ▸Thomas facture ses clients en USD et rapatrie les bénéfices en France

Fiscalité : La LLC à associé unique est par défaut une entité "disregarded" — Thomas déclare ses revenus directement sur sa déclaration personnelle française (et potentiellement un 1040-NR aux USA selon sa situation).

Cas pratique 2 : Investisseur français dans une LLC immobilière américaine

Situation : Julie et son partenaire américain créent une LLC en Floride pour détenir et gérer un appartement à Miami. Julie est associée à 40 %.

Démarche :

1. ▸Création de la LLC en Floride (registered agent requis)
2. ▸EIN obtenu par l'associé américain (SSN disponible) via le portail en ligne
3. ▸Julie déclare sa quote-part de revenus locatifs en France (et aux USA via 1040-NR)
4. ▸La LLC dépose une déclaration Form 1065 auprès de l'IRS

Point FIRPTA : À la revente, 15 % du prix sera prélevé à la source par l'acheteur au titre de FIRPTA, même si la vente est faite via la LLC.

• ▸Utiliser la procédure en ligne sans SSN/ITIN : impossible — vous serez bloqué à la dernière étape
• ▸Ne pas avoir le formulaire SS-4 prêt avant d'appeler l'IRS : l'agent ne peut pas vous attendre
• ▸Oublier de noter l'EIN oral pendant l'appel : sans note écrite, il faut rappeler l'IRS
• ▸Confondre EIN de la LLC et ITIN personnel : l'EIN identifie la société, pas vous en tant qu'individu
• ▸Ne pas renouveler : contrairement à l'ITIN, l'EIN n'expire jamais. Une fois obtenu, il est permanent

Puis-je obtenir un EIN si ma LLC est dans le Wyoming mais que je vis en France ? Oui. L'État de constitution de la LLC n'affecte pas votre capacité à obtenir un EIN. La procédure est la même pour toute LLC américaine avec un dirigeant étranger.

L'EIN est-il différent selon l'État américain ? Non. L'EIN est un numéro fédéral délivré par l'IRS. Il est unique et national, indépendamment de l'État de constitution.

Mon EIN peut-il être annulé ou révoqué ? Un EIN ne peut pas être annulé une fois attribué. En revanche, si votre entité est dissoute, vous devez en informer l'IRS et fermer le compte associé à cet EIN.

Ai-je besoin d'un EIN si ma LLC est une "disregarded entity" ? Pas obligatoirement pour l'imposition fédérale (les bénéfices passent directement sur votre déclaration personnelle). Mais vous en aurez besoin si vous voulez ouvrir un compte bancaire US, embaucher des salariés, ou si votre LLC est traitée comme une corporation.

Combien de temps après la création de ma LLC puis-je demander l'EIN ? Vous pouvez demander l'EIN dès que votre LLC est officiellement constituée dans l'État. En pratique, il est recommandé d'attendre la réception de l'Articles of Organization de votre État avant de contacter l'IRS.

Obtenir un EIN depuis la France peut s'avérer frustrant : barrière de la langue, décalage horaire, complexité des formulaires IRS. Chez Hayot-expertise.fr, nos spécialistes en fiscalité franco-américaine vous accompagnent :

• ▸Préparation complète du formulaire SS-4
• ▸Assistance téléphonique lors de l'appel IRS (interprétariat si nécessaire)
• ▸Suivi jusqu'à la réception de la confirmation écrite de l'IRS (CP575)
• ▸Coordination avec la création de votre LLC et l'ouverture de votre compte bancaire US
• ▸Accompagnement fiscal complet (1065, 1120, 1040-NR, convention France-USA)

📞 Contactez nos experts dès maintenant pour obtenir votre EIN rapidement et sans stress.